各学院：

为保证完整、准确、按时地为我校2025级新生建档，请各学院根据《北京体育大学学生人事档案管理细则》规定，做好新生档案的收集、整理、登记及移交等工作。现将有关事项通知如下：

一、领取档案袋

请各学院根据本学院新生人数（含留学生、港澳台学生、现役运动员等），于2025年9月15日-19日到档案馆107房间领取新生档案袋。

二、新生档案收集范围

（一）本科生档案收集范围

1、新生入学登记表

2、录取信息登记表

3、体检表

4、高中学籍材料及报考材料

5、入团志愿书及相关材料

（二）硕士研究生档案收集范围

1、新生入学登记表

2、录取信息登记表

3、体检表

（三）博士研究生档案收集范围

1、新生入学登记表

2、录取信息登记表

3、体检表

4、专家推荐信（2份）

如学生档案所在单位要求我校开具调档函才允许将档案邮寄到我校，请各学院自行为学生开具，具体形式可参考调档函模板（附件1）。

三、档案整理流程

1、领取档案袋后，将学生学号、姓名写在档案袋相应位置；

2、按照本通知中新生档案收集范围的顺序，将每位学生的档案材料按照新生档案统计表的顺序排放好，并装到相应的档案袋内；

3、按学生学号从小到大的次序，将所有学生档案袋排放好；

4、填写北京体育大学本科新生档案统计表（附件2）或北京体育大学研究生新生档案统计表（附件3）（注：有相应材料填写1，无则空白）。

四、档案移交

1、档案移交截止时间：2025年10月24日。为保证新生档案工作顺利进行，请各学院务必提前向档案馆提交学生名单、预约移交档案时间，并按约定时间移交档案。

2、向档案馆移交时需严格履行交接手续。交接的同时进行材料的核查，双方在统计表上签字，各自保存备查，并向档案馆提交电子版新生档案材料统计表。

五、注意事项

1、所移交档案材料需为原件；

2、填写“新生入学登记表”时用黑字签字笔工整手写，机打及涂改无效，贴一寸照片（黑白、彩色均可、图像无修饰）。请各学院务必在本表加盖本学院公章。

六、联系方式

联系人：梁超梅、吕秀琴

联系电话：62972617、62989540

电子邮箱：danganguan@bsu.edu.cn

图书馆（档案馆、校史馆）

2025年9月11日